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Das KI-Organisationslabor · für Geschäftsführung und Bereichsleitung

Ihre KI-Piloten laufen. Ihr Betrieb noch nicht?

Im KI-Organisationslabor bringen wir Agenten aus dem Pilotprojekt in den echten Betrieb und legen für jede Entscheidung fest, wer sie trifft. Nach 4 bis 6 Wochen haben Sie einen Business Case in Euro.

Prof. Dr. Kai Reinhardt, HTW Berlin · Projekte unter anderem mit SAP, der Deutschen Bahn und den Berliner Wasserbetrieben

Der Rundgang durch das Labor: vier Stationen von den Annahmen des Führungskreises bis zur agentischen Organisation, verbunden durch einen Rücklauf, auf dem gemessen und gelernt wird.
Kennen Sie diese Situation?

KI-Agenten arbeiten schon mit. Doch wer trägt die Verantwortung?

In vielen Unternehmen arbeiten KI-Agenten längst mit. Festgelegt, was sie allein entscheiden dürfen, hat kaum jemand. Was dann passiert, zeigt ein ganz normaler Bewerbungseingang.

So arbeitet es heute. Jeden Tag kommen Bewerbungen an. Sechs Menschen prüfen sie nacheinander, und jeder weiß, wofür er zuständig ist.
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So arbeitet es heute.

Jeden Tag kommen Bewerbungen an. Sechs Menschen prüfen sie nacheinander, und jeder weiß, wofür er zuständig ist.

Die Agenten sind schon da. Kleine KI-Agenten sortieren vor und schreiben Antworten. Oft hat eine Abteilung sie einfach selbst eingeführt, im Organigramm stehen sie nicht.
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Die Agenten sind schon da.

Kleine KI-Agenten sortieren vor und schreiben Antworten. Oft hat eine Abteilung sie einfach selbst eingeführt, im Organigramm stehen sie nicht.

Wer hat das entschieden? Ein Agent sagt einer Bewerberin ab. Die Personalerin wusste nichts davon, die IT auch nicht, und der Betriebsrat erfährt es aus der Beschwerde.
Alarmsignal

Wer hat das entschieden?

Ein Agent sagt einer Bewerberin ab. Die Personalerin wusste nichts davon, die IT auch nicht, und der Betriebsrat erfährt es aus der Beschwerde.

Das ist kein Einzelfall. Ohne klare Regeln bleiben Piloten Piloten, der Betriebsrat zieht die Notbremse und Beschäftigte nutzen KI heimlich. Haften muss am Ende trotzdem das Unternehmen.

Dieselbe Frage stellt sich in jedem Bereich.

Einkauf

Ein Agent vergleicht Angebote und löst Bestellungen aus.

Bis zu welchem Betrag darf er allein bestellen?

Finanzen

Ein Agent prüft Eingangsrechnungen und bucht sie vor.

Welche Abweichung muss ein Mensch sehen, bevor gezahlt wird?

Kundenservice

Ein Agent beantwortet Anfragen und veranlasst Erstattungen.

Ab wann übernimmt ein Mensch?

Warum jetzt

Die Agenten kommen schneller als die Regeln.

3 von 4

Führungskräften sehen KI-Agenten eher als Kollegen denn als Werkzeug. Kollegen brauchen eine Zuständigkeit und jemanden, der für sie geradesteht.

MIT Sloan Management Review und BCG, 2025
über 40 %

der agentischen KI-Projekte werden laut Prognose bis Ende 2027 eingestellt, wegen Kosten, unklarem Nutzen oder fehlender Kontrolle.

Gartner, 2025
EU AI Act

verlangt seit Februar 2025 KI-Kompetenz im Unternehmen. KI im Recruiting gilt als Hochrisiko, mit Pflichten zu menschlicher Aufsicht und Dokumentation.

Verordnung (EU) 2024/1689
Die Lösung

Für jede Entscheidung eine klare Stufe.

Das kennt jede gute Abteilung. Die Auszubildende darf vorschlagen, der Sachbearbeiter entscheidet bis zu einem Betrag, darüber unterschreibt die Leitung. Genau solche Regeln bekommt bei uns jeder KI-Agent. Unsere Methode heißt Delegationsarchitektur.

  1. 1Mensch entscheidetDer Agent liefert höchstens Informationen.
  2. 2Agent schlägt vorDer Mensch wählt aus und begründet.
  3. 3Mensch gibt freiDer Agent bereitet die Entscheidung fertig vor, wirksam wird sie erst mit Freigabe.
  4. 4Mensch prüft danachDer Agent handelt, Menschen prüfen Stichproben und Ausnahmen.
  5. 5Mensch setzt den RahmenDer Agent handelt in Grenzen, Menschen führen über Ziele und Kennzahlen.

5 Delegationsstufen, je Entscheidung bewertet. Angelehnt an Parasuraman, Sheridan und Wickens (2000) und die Human Agency Scale der Stanford University (2025).

Wie wir die passende Stufe bestimmen: 4 Prüffragen und eine Kontrollfrage
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    Wie folgenreich ist die Entscheidung?

    Eine falsch sortierte Rechnung lässt sich korrigieren, eine falsche Absage an eine Bewerberin kaum. Je größer die Tragweite und je schwerer sie umkehrbar ist, desto niedriger die Stufe.

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    Wie gut lässt sie sich beschreiben?

    Wo Regeln, Daten und Ausnahmen klar sind, kann ein Agent mehr übernehmen. Wo Urteil gefragt ist, das niemand aufschreiben kann, bleibt der Mensch näher dran.

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    Was wollen die Menschen, die heute entscheiden?

    Wir fragen sie systematisch und vertraulich. Manches geben Beschäftigte gern ab, anderes auf keinen Fall. Beides sagt etwas über Qualität, nicht nur über Stimmung.

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    Was verlangen Recht und Mitbestimmung?

    Datenschutz, AI Act und Betriebsverfassung setzen Grenzen und Pflichten. Wir prüfen sie, bevor gebaut wird, nicht danach.

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    Kann der Mensch im Ausnahmefall noch eingreifen?

    Diese Kontrollfrage stellen wir am Ende jeder Bewertung. Wer jeden Tag Hunderte Vorschläge freigibt, entscheidet irgendwann nicht mehr, er nickt ab. Dann ist die Stufe auf dem Papier richtig und in der Praxis falsch.

Entscheidend ist nicht, wie viele Agenten ein Unternehmen hat, sondern wer entscheidet, wenn einer danebenliegt.
So sieht ein Ergebnis aus

Ihr Steuerungs-Cockpit.

Nach 6 Wochen Messung im Probebetrieb sehen Sie auf einen Blick, was die Agenten verändert haben, in Tagen und in Euro. Und Sie sehen, wer welche Entscheidung trägt. Das Cockpit bleibt bei Ihnen und läuft in Ihrer Umgebung weiter.

Steuerungs-CockpitPersonal › Recruiting › BewerbungseingangBeispieldatenKR

Bewerbungseingang

Agenten-Probebetrieb · Messzeitraum KW 45 bis KW 50
Standort: AlleZeitraum: 6 WochenExport
ÜbersichtEntscheidungenQualitätKosten
Durchlaufzeit je Bewerbung4,0 Tage−58 % ggü. Basis
Kosten für Wartezeit und Nacharbeit pro Monat6.800 €−7.400 € ggü. Basis
Nacharbeit6 %−6 Punkte
Übersteuerung durch Menschen18 %im Zielkorridor 10–25 %
Durchlaufzeit in TagenProbebetrieb Vergleichsgruppe
036912 BasisKW 45KW 46KW 47KW 48KW 49KW 50 4,0
Eskalationen an Menschendiese Woche
14Fälle
  • Fristgerecht gelöst 10
  • Offen 4
Wer entscheidet wasDelegationsprofil · 5 Entscheidungen
EntscheidungAusführendStufeRegelStatus
Bewerbung vorsortierenAgent HR-Sort4Mensch prüft danachAktiv
Eingangsbestätigung sendenAgent HR-Mail5Mensch setzt den RahmenAktiv
Termin vorschlagenAgent HR-Termin3Mensch gibt freiAktiv
Absage formulierenAgent HR-Text2Agent schlägt vorPrüfung
Absage entscheidenRecruiting-Team1Mensch entscheidetMensch

Beispiel mit fiktiven Daten für einen Bewerbungseingang.

Ihr Einstieg

Klein anfangen. Nach jedem Paket neu entscheiden.

Sie zahlen für Ergebnisse, die Sie in die Hand nehmen können. Haben Sie schon Piloten, beginnen wir direkt mit Paket 2.

Einstieg Paket 1

KI-Lagebild

Sie bekommen einen Business Case in Euro für Ihre ersten Agenten.

Schritt 1 und 2: Entscheidungen sichtbar machen und Strategie prüfen

Das liefern wir

  • Eine Übersicht, wer heute welche Entscheidung trifft
  • Business Case mit Ihren eigenen Kostensätzen
  • Risikoübersicht nach EU AI Act
  • Entscheidungsvorlage für Vorstand oder Geschäftsführung
Dauer
4 bis 6 Wochen
Über dieses Paket sprechen
Wenn Sie schon Piloten haben Paket 2

Agenten-Probebetrieb

Sie bekommen laufende KI-Agenten und ein Cockpit mit gemessener Wirkung.

Schritt 3: Im echten Betrieb ausprobieren

Alles aus Paket 1 plus

  • Bis zu 3 KI-Agenten im echten Betrieb
  • Für jede Entscheidung die vereinbarte Stufe
  • Cockpit mit Durchlaufzeit, Fehlern und Kosten in Euro
  • Entscheidungsvorlage zum Ausweiten, Umbauen oder Einstellen
Dauer
12 bis 16 Wochen
Über dieses Paket sprechen
Paket 3

Agentische Organisation

Sie bekommen eine funktionierende agentische Organisation im Regelbetrieb.

Schritt 4: Die Organisation umbauen

Alles aus Paket 2 plus

  • Agenten in bis zu 8 Prozessen im Regelbetrieb
  • Eine Stellenbeschreibung für jeden Agenten
  • Training für Führungskräfte
  • Feste Regeln, wie Sie künftig selbst nachsteuern
Dauer
6 bis 12 Monate
Über dieses Paket sprechen

In keinem Paket enthalten sind Lizenzkosten für KI-Modelle und Plattformen, die Integration in Produktivsysteme, der Betrieb der Agenten nach Projektende und Rechtsberatung. Wir werten keine Personen aus und rechnen keine Stellen.

Alle Leistungen und Mengen im Vergleich
KI-LagebildAgenten-ProbebetriebAgentische Organisation
Vertrauliche Gespräche12 bis 1512 bis 1512 bis 15 plus 8 bis 10 nach 6 Monaten
Workshop-Tage mit Entscheidern1,53,53,5 plus Training für Führungskräfte
Prozesse1 Landkarte, bis 10 bewertet1 bis 3 gestaltetbis zu 8 gestaltet
Agenten-Prototypen–bis zu 3bis zu 3 plus Übertragung
Messung im Betrieb–6 Wochen6 Wochen plus Wiederholung nach 6 Monaten
Arbeitsprodukte3 von 85 von 88 von 8
EU AI ActErstklassifizierungplus Betreiberpflichten je Prototypplus Verzeichnis aller Anwendungen
Datenschutz-Folgenabschätzung–vorbereitet je Prototypvorbereitet je Anwendung
BetriebsratInformation und Gespräch3 Termine, Eckpunkte ProbebetriebQuartalstermin, Grundlage Rahmenvereinbarung
Trainingsplätze–bis zu 15plus 100 bis 300 Führungskräfte
Plattformen–modellunabhängig, Signavio oder SAP auf Wunschwie Probebetrieb
Nicht enthaltenPrototypen, Datenschutz-Folgenabschätzung, TrainingIntegration in Produktivsysteme, Betrieb nach ProjektendeSoftwareentwicklung, juristische Ausformulierung, Stellenplanung
Typische Dauer4 bis 6 Wochen12 bis 16 Wochen6 bis 12 Monate
Zum Nachlesen

Das Labor auf einer Seite.

Die Frage

Welche Entscheidungen in Ihrem Haus trifft künftig ein Agent, welche bereitet er vor, welche bleiben bei Menschen, und wer verantwortet das?

Die Methode

Delegationsarchitektur: 5 Delegationsstufen, je Entscheidung bewertet mit 4 Prüffragen (Tragweite, Beschreibbarkeit, Wunsch der Beschäftigten, Recht und Mitbestimmung).

Das Vorgehen

4 Stationen, zuerst an einem Prozess im Agenten-Probebetrieb, dann im Regelkreis auf weitere Prozesse übertragen.

3 Pakete

KI-Lagebild · Agenten-Probebetrieb · Agentische Organisation

8 Arbeitsprodukte

  1. Ausgangsbild aus vertraulichen Gesprächen
  2. Entscheidungsrechte-Landkarte
  3. Zukunftslandkarte nach dem Strategie-Stresstest
  4. Delegationsprofil je Prozess
  5. Prototyp-Backlog mit Messplan
  6. Agenten-Rollenprofile und Human-Agent-Ratio
  7. Kompetenz- und Lot-Profil
  8. Governance-Regelkreis mit Kennzahlen

Was wir messen

Durchlaufzeit · Nacharbeit · Übersteuerungs- und Eskalationsquote · Prüftiefe · Human-Agent-Ratio je Team · Abdeckung des Lot-Profils · Vertrauen der Beschäftigten · Lernorte für den Nachwuchs

Wer dabei ist

Geschäftsführung, HR, Fachbereich, IT, Arbeitnehmervertretung. Von unserer Seite Forschung und Beratung aus einer Hand.

KI-Organisationslabor · Prof. Dr. Kai Reinhardt · kaireinhardt.de/de/labor
Prof. Dr. Kai Reinhardt

Wo würde das Labor bei Ihnen ansetzen?

Erzählen Sie mir von einem Prozess, in dem KI schon mitarbeitet oder bald mitarbeiten soll. Ich sage Ihnen offen, ob sich ein KI-Lagebild lohnt. Und wenn es nicht passt, sage ich das auch.

Prof. Dr. Kai Reinhardt · HTW Berlin · Wissenschaftlicher Leiter des KI-Organisationslabors

Lassen Sie uns sprechen

Persönlich mit Prof. Dr. Kai Reinhardt. Danach bekommen Sie eine kurze schriftliche Einschätzung.

Wer mit Ihnen arbeitet

Sie arbeiten mit mir und mit Vinzenz Zauner.

Ich verantworte Methode und Ergebnis. Vinzenz Zauner baut mit Ihrer IT die Agenten, auf Wunsch in Signavio und SAP. Für Datenschutz, Lernen und Mitbestimmung und für größere Vorhaben holen wir Trainerinnen und Fachleute dazu, die wir Ihnen vor Projektbeginn namentlich vorstellen. Vertraglich läuft alles über unsere Beratungsgesellschaft Kybernet.

Isometrische Teamgrafik: In der Mitte die Projektplattform mit der Leitung, darum fünf Stationen für Organisationsforschung, Prozessmanagement, KI und IT, Kompetenz und Lernen sowie Datenschutz und Mitbestimmung, verbunden durch Datenflüsse. Prof. Dr. Kai Reinhardt Vinzenz Zauner
Wissenschaftliche LeitungProf. Dr. Kai ReinhardtProfessor an der HTW Berlin, Autor von „Digitale Transformation der Organisation“
UmsetzungVinzenz ZaunerPartner bei Kybernet, Prozessmanagement und SAP Signavio

Das Labor ist neu. Die Methode nicht.

Sie stammt aus über 90 Forschungs- und Beratungsprojekten. Drei davon:

Alle Projekte · Die Methode im Lehrbuch „Digitale Transformation der Organisation“ · Publikationen

Technik und Recht

Unabhängig und sauber gebaut.

Ein Labor für KI-Agenten muss technisch offen und rechtlich durchdacht sein. Darauf achten wir vom ersten Schritt an.

01

Modellunabhängig

Wir binden uns an keinen Anbieter. Je nach Aufgabe, Datenlage und Kosten setzen wir das passende Modell ein, aus der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Wenn sich der Markt ändert, wechseln Sie das Modell und nicht die Organisation.

02

Ausgerichtet an der DSGVO

Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur so weit wie nötig und bevorzugt in der EU. Wo es um Beschäftigte oder Bewerber geht, bereiten wir die Datenschutz-Folgenabschätzung gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten vor.

03

Ausgerichtet am EU AI Act

Jeden Anwendungsfall ordnen wir einer Risikoklasse zu. KI im Recruiting gilt als Hochrisiko, deshalb planen wir menschliche Aufsicht, Dokumentation und die Information der Beschäftigten von Anfang an mit. Die Pflicht zur KI-Kompetenz decken wir im Training ab.

04

Mit dem Betriebsrat

Die Arbeitnehmervertretung sitzt früh am Tisch. Die 5 Delegationsstufen geben Management und Betriebsrat eine gemeinsame Sprache, aus der sich Betriebsvereinbarungen ableiten lassen. Mit Gesamtbetriebsräten arbeiten wir seit Jahren, etwa bei der Deutschen Bahn.

Rechtsgrundlagen u. a. DSGVO Art. 22 und 35; EU AI Act Art. 4, 14, 26 und Anhang III Nr. 4; BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6, § 90, § 95 Abs. 2a. Stand: AI Act in der Fassung des Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744). Die Pflichten für Hochrisiko-KI im Personalbereich gelten ab 2. Dezember 2027. Wir leisten keine Rechtsberatung und arbeiten in rechtlichen Fragen mit Ihrer Rechtsabteilung oder spezialisierten Kanzleien zusammen.

Weitere Wege der Zusammenarbeit

Auch für klassische Fragen von HR und Organisation.

Gerade dann, wenn es knifflig wird.

Training für FührungskräfteWerkstätten, in denen Führungskräfte lernen, Arbeit zwischen Menschen und Agenten zu verteilen und zu verantworten.
Beratung und ProjekteOrganisationsdesign und Kompetenzmanagement als Projekt, über Monate begleitet. Leistungen und Referenzen ›
Impulsreihe im UnternehmenVorträge mit Diskussion für Führungskreise, HR und Betriebsrat.
Häufige Fragen

Was Unternehmen vorab wissen wollen.

Was passiert im ersten Gespräch?

Sie erzählen von Ihrem Unternehmen und einem Prozess, in dem KI schon mitarbeitet oder bald mitarbeiten soll. Ich sage Ihnen offen, ob und mit welchem Paket sich der Einstieg lohnt. Danach bekommen Sie eine kurze schriftliche Einschätzung.

Für welche Unternehmen ist das Labor gedacht?

Für den Mittelstand und für Konzerne, sobald mehrere Bereiche mit KI arbeiten oder Agenten Entscheidungen vorbereiten. Ansprechpartner sind meist Geschäftsführung, Personal oder die Leitung eines Fachbereichs.

Was unterscheidet Sie von einer IT-Beratung?

Wir beginnen nicht bei der Technik, sondern bei den Entscheidungen. Wir klären, wer was entscheidet, beziehen den Betriebsrat von Anfang an ein und arbeiten modellunabhängig. Die Technik bauen wir gemeinsam mit Ihrer IT.

Was ist eine agentische Organisation?

Eine Organisation, in der KI-Agenten einen wachsenden Teil der Arbeit selbstständig erledigen, während Menschen Ziele setzen, entscheiden und Verantwortung tragen. Damit verändern sich Entscheidungsrechte, Rollen, Führung und Kompetenzen. Das Labor gestaltet diesen Umbau so, dass jederzeit klar ist, wer wofür einsteht.

Was ist die Delegationsarchitektur?

Unsere Methode, um je Entscheidung festzulegen, wie viel ein Agent übernimmt. Sie unterscheidet 5 Delegationsstufen, von „Mensch entscheidet“ bis „Mensch setzt den Rahmen“, und bestimmt die passende Stufe mit 4 Prüffragen: Tragweite, Beschreibbarkeit, Wunsch der Beschäftigten, Recht und Mitbestimmung.

Brauchen wir dafür schon eigene KI-Agenten?

Nein. Das KI-Lagebild kommt ohne Technik aus. Für den Agenten-Probebetrieb bauen wir Prototypen mit Ihrer IT, auf Wunsch auf vorhandenen Plattformen wie SAP und Signavio. Wir sind an keinen Anbieter gebunden.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Eine frühe. KI-Systeme, die Leistung oder Verhalten erfassen können, Abläufe verändern oder Auswahlentscheidungen vorbereiten, sind mitbestimmungspflichtig, und der AI Act verlangt Information vor dem Einsatz am Arbeitsplatz. Wir beziehen die Arbeitnehmervertretung deshalb von Anfang an ein.

Wie lange dauert das Labor?

Ein KI-Lagebild dauert typischerweise 4 bis 6 Wochen, ein Agenten-Probebetrieb 12 bis 16 Wochen und der Aufbau der agentischen Organisation 6 bis 12 Monate. Die verbindliche Planung steht im Angebot nach dem ersten Gespräch.

Was kostet das Labor?

Wir nennen keine Pauschalpreise, weil Ausgangslage und Umfang sehr verschieden sind. Nach dem ersten Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit festem Umfang für ein Paket. Danach entscheiden Sie, ob es weitergeht.

Lassen Sie uns sprechen.

Ich sage Ihnen offen, ob das Labor zu Ihrer Lage passt und mit welchem Paket Sie beginnen.

Persönlich mit Prof. Dr. Kai Reinhardt. Danach bekommen Sie eine kurze schriftliche Einschätzung.

Lassen Sie uns sprechen

Noch nicht so weit?